Heizkostenabrechnung 2026: Neue Pflichten für Vermieter

Einführung

Die Heizkostenabrechnung ist für Vermieter eine der komplexesten Aufgaben der Betriebskostenabrechnung. Mit der novellierten Heizkostenverordnung (HeizkV) und dem neuen CO₂-Kostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG) stehen Vermieter vor zusätzlichen Herausforderungen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflichten aktuell gelten und wie Sie sie korrekt umsetzen.

Die wichtigsten Änderungen ab 2026

1. Heizkostenverordnung (HeizkV) – die 50‑bis‑70‑%‑Regel

Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass 50–70 % der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen (§ 7 Abs. 1 HeizkV). Die restlichen 30–50 % werden als Grundkosten nach Wohnfläche verteilt.

• Gleiches gilt für Warmwasserkosten (§ 8 HeizkV).
• Ausnahmen gibt es nur in bestimmten Fällen (z. B. Niedrigenergiehäuser, technische Unmöglichkeit).

Achtung: Eine 100%ige Verteilung nach Wohnfläche ist unzulässig. Ein Verstoß gegen die HeizkV gibt dem Mieter ein Kürzungsrecht von 15 % (§ 12 HeizkV).

2. Fernauslesbare Zähler – der nächste große Stichtag

Die HeizkV wurde 2021 geändert, um die EU-Energieeffizienzrichtlinie umzusetzen. Der wichtigste anstehende Termin ist 1. Januar 2027:

• Ab 1. Januar 2027 müssen alle Messgeräte fernauslesbar sein (Nachrüstpflicht).
• Bereits ab 2022 müssen neu eingebaute Zähler fernauslesbar sein.
• Bei fernauslesbaren Geräten müssen monatliche Verbrauchsinformationen bereitgestellt werden.

Für 2026 selbst gibt es keine neuen HeizkV-Stichtage – der nächste große Schritt ist also die Fernauslesbarkeit ab 2027.

3. CO₂-Kostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG) – wer zahlt wie viel?

Seit 1. Januar 2023 gilt das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz. Es regelt, wie die CO₂-Kosten aus dem nationalen Emissionshandel zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden. Die Aufteilung hängt vom CO₂-Ausstoß des Gebäudes (in kg CO₂/m² Wohnfläche/Jahr) ab:

CO₂‑Emissionen (kg/m²/Jahr)	Mieteranteil	Vermieteranteil
< 12	100 %	0 %
12 – < 17	90 %	10 %
17 – < 22	80 %	20 %
22 – < 27	70 %	30 %
27 – < 32	60 %	40 %
32 – < 37	50 %	50 %
37 – < 42	40 %	60 %
42 – < 47	30 %	70 %
47 – < 52	20 %	80 %
≥ 52	5 %	95 %

Logik: Je schlechter die Energieeffizienz des Gebäudes (also je höher der CO₂‑Ausstoß), desto mehr trägt der Vermieter – er hat die Pflicht zur energetischen Sanierung.

Praktische Umsetzung:

• Bei Öl/Gas sind die CO₂‑Kosten im Brennstoffpreis enthalten; der Vermieter berechnet seinen Anteil und zieht ihn aus der Nebenkostenabrechnung heraus.
• Bei Fernwärme weist der Versorger die CO₂‑Kosten getrennt aus; die Aufteilung gilt analog (§ 3 CO₂KostAufG).

Schritt-für-Schritt zur korrekten Heizkostenabrechnung

Schritt 1: Daten erfassen

• Abrechnungszeitraum (meist 01.01.2025 – 31.12.2025)
• Gesamtkosten für Heizenergie (Gas, Öl, Fernwärme)
• Zählerstände aller Wohneinheiten (falls vorhanden)
• Wohnflächen aller Einheiten

Schritt 2: CO₂‑Kosten berechnen

1. CO₂‑Preis pro Tonne ermitteln (aktuell ca. 45 €/t)
2. Emissionen des Gebäudes berechnen (abhängig vom Energieträger)

• Zählerstände aller Wohneinheiten (falls vorhanden)
• Wohnflächen aller Einheiten

Schritt 2: CO₂-Kosten berechnen

1. CO₂-Preis pro Tonne ermitteln (aktuell ca. 45 €/t)
2. Emissionen des Gebäudes berechnen (abhängig vom Energieträger)
3. Umlagefähigen Anteil nach CO₂KostAufG bestimmen (siehe Tabelle oben)
4. Auf Mieter verteilen (nach Verbrauch und Wohnfläche)

Schritt 3: Abrechnung erstellen

• Kosten aufschlüsseln: Heizkosten, CO₂-Kosten, Wartungskosten etc.
• Verteilerschlüssel anwenden: 50–70 % nach Verbrauch, Rest nach Wohnfläche.
• Einzelabrechnungen pro Wohnung erstellen.

Schritt 4: Fristen einhalten

• Abrechnungszeitraum: 12 Monate nach Ende des Abrechnungsjahres.
• Zusendung an Mieter: Per E-Mail (PDF) oder postalisch.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

1. Falsches Verhältnis bei Heizkosten – halten Sie die 50‑bis‑70‑%‑Regel ein.
2. Vergessene CO₂-Kostenumlage – berechnen Sie sie nach CO₂KostAufG und weisen Sie sie separat aus.
3. Unvollständige Belege – sammeln Sie alle Rechnungen systematisch.
4. Verspätete Abrechnung – planen Sie genug Zeit für die Erstellung ein.

So hilft NebenkostenBlitz

Unser Tool NebenkostenBlitz übernimmt die komplette Berechnung für Sie:

• Automatische CO₂-Kostenberechnung nach CO₂KostAufG
• Korrekte Verteilung nach HeizkV (50–70 % verbrauchsabhängig, Rest nach Wohnfläche)
• Professionelle PDF-Abrechnung mit allen gesetzlich erforderlichen Angaben
• Einhaltung der Fristen durch Erinnerungen und Vorlagen

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Fazit

Die Heizkostenabrechnung 2026 bringt keine neuen Stichtage, aber die bestehenden Pflichten (HeizkV, CO₂KostAufG) müssen sorgfältig beachtet werden. Mit einer systematischen Vorgehensweise und der richtigen Software bleiben Sie auf der sicheren Seite.

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Hinweis: Dieser Artikel dient der ersten Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Mietrecht.